Documents civils et commerciaux
Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandise doivent être conservés pendant 5 ans.
Les déclarations en douane doivent être conservés pendant 3 ans.
Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans.
Les document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) doivent être conservés pendant 5 ans.
Les documents de garantie pour les biens ou services fournis au consommateur doivent être conservés pendant 2 ans.
Documents et pièces comptables
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.
Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telle que les bons de commande, les bons de livraison... doivent être conservés 10 ans.
Documents fiscaux
L'article L102B du livre des procédures fiscales prévoit que les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Cela concerne notamment l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.
Attention : les délais sont portés à 10 ans en cas d'activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).
Documents sociaux
Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.
Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) doivent être conservés 10 ans.
Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration doivent être conservés pendant 3 ans.
Les documents et actes lié au fonctionnement de la société, tels que les traités de fusion et autres actes (+ documents de la société absorbée) doivent être conservés pendant 5 ans.
Documents de gestion du personnel
Les bulletins de paie (double papier ou sous forme électronique) doivent être conservés pendant 5 ans.
Les registre unique du personnel doivent être conservés pendant 5 ans à partir du départ du salarié.
Les documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite doivent être conservés pendant 5 ans.
Les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires doivent être conservés pendant 3 ans.
La comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait doit être conservés pendant 3 ans.
La comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation doit être conservés pendant 1 an.
Les autres documents tels que les observations ou mises en demeure de l'inspection du travail, les vérifications et les contrôles du comité social et économique - CSE (ex-CHSCT), et les déclarations d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie doivent être conservés pendant 5 ans.
Les sanctions en cas de non conservation de vos documents
Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions, c'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une amende de 10 000 euros est applicable en cas d'absence de présentation des documents demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.